北京2017年1月19日電 /美通社/ -- 近日，北京慧點(diǎn)科技風(fēng)險(xiǎn)管理與控制事業(yè)部解決方案部產(chǎn)品經(jīng)理周蕾為《法人》特約攥寫(xiě)了一篇關(guān)于法務(wù)管理大數(shù)據(jù)的文章，題為《信息化助力企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)的法律與財(cái)務(wù)聯(lián)防聯(lián)控》。該文章闡明，企業(yè)要想把合同管好，只從法律口徑上進(jìn)行合同的合法合規(guī)性管理是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，在法律審查和整體管控的基礎(chǔ)上，還需要借助財(cái)務(wù)的力量和手段，實(shí)現(xiàn)合同風(fēng)險(xiǎn)的防控。以下摘自全文：
合同承載著企業(yè)近乎所有的對(duì)外交易，其管理的好壞，將直接影響企業(yè)的經(jīng)營(yíng)指標(biāo)和利潤(rùn)，企業(yè)的總合同額也近乎反映企業(yè)的對(duì)外交易額，企業(yè)合同款項(xiàng)的收付情況同時(shí)也可以反映企業(yè)的現(xiàn)金流情況。所以，對(duì)于合同的管理不應(yīng)局限于合同的合法合規(guī)性管理，同時(shí)也需要實(shí)現(xiàn)合同的財(cái)務(wù)管控，通過(guò)有效的管理手段和方法，達(dá)成企業(yè)降本增效的目的。
企業(yè)法律和財(cái)務(wù)部門(mén)作為合同管理的兩個(gè)核心、重要的管理部門(mén)，需聯(lián)合起來(lái)進(jìn)行合同風(fēng)險(xiǎn)的聯(lián)防聯(lián)控，降低企業(yè)合同管理的法律和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提升企業(yè)管理的規(guī)范性和效率，使企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得優(yōu)勢(shì)。本文重點(diǎn)從合同的法律和財(cái)務(wù)管控的視角分析企業(yè)的合同管理，并提出如何借助信息化的手段實(shí)現(xiàn)合同風(fēng)險(xiǎn)的法律和財(cái)務(wù)的聯(lián)防聯(lián)控。
從財(cái)務(wù)的視角下看合同會(huì)比較簡(jiǎn)單，大致可以分為三類，收款合同、付款合同、無(wú)收付合同。其中收款合同和付款合同占全部合同數(shù)量的90%以上，重點(diǎn)反映企業(yè)的盈利和現(xiàn)金流情況，是合同管理的重點(diǎn)，更是合同風(fēng)險(xiǎn)防控的關(guān)鍵。
從企業(yè)的應(yīng)收賬款看收款合同
應(yīng)收賬款作為企業(yè)的一項(xiàng)債權(quán)，其確認(rèn)通常是企業(yè)收入確認(rèn)的條件。對(duì)于應(yīng)收賬款，需要進(jìn)行實(shí)時(shí)的跟蹤與監(jiān)控，被拖欠的應(yīng)收賬款應(yīng)及時(shí)采取措施，組織催收。應(yīng)收賬款不能及時(shí)收回，是企業(yè)的一項(xiàng)很重要的風(fēng)險(xiǎn)，影響企業(yè)的整體資金流轉(zhuǎn)。應(yīng)收賬款主要通過(guò)合同來(lái)產(chǎn)生，所以企業(yè)為規(guī)避應(yīng)收未收或者延收等風(fēng)險(xiǎn)，需要從合同的源頭上進(jìn)行防控。
首先，在訂立合同之前，企業(yè)的法律和財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)首先評(píng)估客戶的資信情況和信用額度，企業(yè)可以基于內(nèi)部交易歷史，定期評(píng)估客戶的資信情況和信用額度，實(shí)現(xiàn)客戶資信的動(dòng)態(tài)管理，使企業(yè)在訂立合同時(shí)，即有歷史經(jīng)驗(yàn)的參考，防范風(fēng)險(xiǎn)，又能根據(jù)階段業(yè)務(wù)量來(lái)調(diào)整信用額度，提升客戶滿意度。
其次，針對(duì)合同條款也需要法律和財(cái)務(wù)部門(mén)的聯(lián)合審查，一方面滿足合法合規(guī)性的要求，另一方面也需對(duì)付款條款、付款方式、違約金、延遲履行的懲罰方式等進(jìn)行約定，從合同條款上保障應(yīng)收賬款到期不能收回的風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)應(yīng)收賬款的事前防范。
第三，在合同實(shí)際履約的過(guò)程中，法律部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)也需實(shí)時(shí)監(jiān)控合同的履行進(jìn)度和款項(xiàng)收回情況，對(duì)于即將到期和超期的款項(xiàng)，需要提醒銷售人員，及時(shí)收回款項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)應(yīng)收賬款的事中控制。
最后，對(duì)于長(zhǎng)時(shí)間超期仍未收回的賬款，需要法律部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、銷售部門(mén)協(xié)同，準(zhǔn)備糾紛的應(yīng)對(duì)，收集相關(guān)的證據(jù)和材料，用法律的方式來(lái)解決問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)應(yīng)收賬款的事后應(yīng)對(duì)。
從企業(yè)的應(yīng)付賬款看付款合同
應(yīng)付賬款作為企業(yè)的一項(xiàng)債務(wù)，是企業(yè)采購(gòu)商品或服務(wù)在質(zhì)量、數(shù)量等方面檢測(cè)合格，且有發(fā)票憑證下企業(yè)應(yīng)該支付的一筆款項(xiàng)。應(yīng)付賬款應(yīng)該被列入企業(yè)的資金支付計(jì)劃，進(jìn)行資金支付的安排。如果企業(yè)超期未進(jìn)行支付，同樣也面臨著被訴的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)的應(yīng)付賬款也多為合同而產(chǎn)生，所以應(yīng)付未付或延期支付的風(fēng)險(xiǎn)也需要從付款合同的源頭來(lái)防控。
首先，企業(yè)在決定采購(gòu)之前，應(yīng)該預(yù)先準(zhǔn)備采購(gòu)預(yù)算，保障年度內(nèi)有這筆費(fèi)用支出的計(jì)劃。另外，企業(yè)在與供應(yīng)商簽訂合同時(shí)，需要審核供應(yīng)商的資質(zhì)、營(yíng)業(yè)范圍和經(jīng)營(yíng)能力，確保供應(yīng)商有能力提供所需的商品或服務(wù)。企業(yè)在簽約之前，通過(guò)對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)審查、經(jīng)營(yíng)情況的好壞，識(shí)別資信較好的供應(yīng)商，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商的準(zhǔn)入。最終通過(guò)招投標(biāo)、詢比價(jià)等方式選擇適合的供應(yīng)商，完成供應(yīng)商的遴選過(guò)程，防控供應(yīng)商不能完全履約的風(fēng)險(xiǎn)。
其次，在合同訂立的過(guò)程中，一方面需要保證所簽約合同符合當(dāng)年的預(yù)算計(jì)劃，另一方面法律部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)需要聯(lián)合審查合同的條款，在滿足合法合規(guī)的前提下，合同的付款條款需要盡量符合企業(yè)內(nèi)部的付款習(xí)慣和周期，以保證企業(yè)能按照條款約定進(jìn)行支付，避免出現(xiàn)應(yīng)付未付或者延期支付的風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)應(yīng)付賬款風(fēng)險(xiǎn)的事前防范。
第三，在合同履約過(guò)程中，法律和財(cái)務(wù)部門(mén)也要實(shí)時(shí)監(jiān)控合同的履約進(jìn)度和付款情況，對(duì)于按要求完成商品或服務(wù)交付的供應(yīng)商，企業(yè)要及時(shí)登記應(yīng)付賬款，并及時(shí)安排資金支付計(jì)劃，防范延期支付所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)應(yīng)付賬款風(fēng)險(xiǎn)的事中控制。
最后，如果企業(yè)內(nèi)部在資金支付上存在問(wèn)題，法律、財(cái)務(wù)和采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)協(xié)同，與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商和溝通。通過(guò)申請(qǐng)延期、合同變更等相關(guān)方式來(lái)保證合同和交易的順利進(jìn)行，應(yīng)對(duì)被訴的風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)應(yīng)付賬款風(fēng)險(xiǎn)的事后應(yīng)對(duì)。
以上是從財(cái)務(wù)應(yīng)收和應(yīng)付的視角上來(lái)管理收款和付款合同全過(guò)程的法律和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)對(duì)這兩類合同的法律和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的防控，基本可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)80%以上的合同風(fēng)險(xiǎn)防控，并將合同管理過(guò)程中的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了事前防范、事中控制和事后應(yīng)對(duì)，實(shí)現(xiàn)合同管理風(fēng)險(xiǎn)防控的目標(biāo)。
信息化助力合同風(fēng)險(xiǎn)防控
正是由于合同管理是多部門(mén)協(xié)同完成的事項(xiàng)，所以更需要借助信息化的手段，實(shí)現(xiàn)多部門(mén)的協(xié)同辦公，實(shí)現(xiàn)合同管理過(guò)程的數(shù)據(jù)共享，從法律和財(cái)務(wù)口徑上加強(qiáng)合同全過(guò)程的監(jiān)控。
一般而言，企業(yè)的應(yīng)收應(yīng)付賬款、供應(yīng)商、客戶數(shù)據(jù)、預(yù)算數(shù)據(jù)等都在企業(yè)的財(cái)務(wù)類系統(tǒng)中管理，當(dāng)然可能是多個(gè)系統(tǒng)。而企業(yè)的合同管理系統(tǒng)又會(huì)是一個(gè)獨(dú)立于財(cái)務(wù)系統(tǒng)的專業(yè)的全過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)防控的系統(tǒng)。因此企業(yè)在建立合同系統(tǒng)時(shí)，也不能僅限于實(shí)現(xiàn)合同的聯(lián)合審查和合同管理本身，需要進(jìn)一步集成相關(guān)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，來(lái)實(shí)現(xiàn)合同管理全過(guò)程的法律與財(cái)務(wù)的聯(lián)防聯(lián)控，使法律和財(cái)務(wù)部門(mén)的管理人員明晰的知曉合同的簽約情況、供應(yīng)商、客戶的資信情況、了解合同執(zhí)行的狀態(tài)。
合同管理全過(guò)程的法律與財(cái)務(wù)的聯(lián)防聯(lián)控，在一些管理精細(xì)化程度較高的企業(yè)信息化實(shí)踐中得到了應(yīng)用，筆者結(jié)合自己實(shí)施的一些企業(yè)法律與財(cái)務(wù)聯(lián)防聯(lián)控成功的案例經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步闡述企業(yè)構(gòu)建合同管理信息系統(tǒng)的原則。
原則之一：業(yè)務(wù)融合 -- 建立集成化的合同管理系統(tǒng)，通過(guò)系統(tǒng)的打通，實(shí)現(xiàn)合同風(fēng)險(xiǎn)的聯(lián)防聯(lián)控。
如上圖所示，收款合同通過(guò)集成客戶主數(shù)據(jù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)客戶信息的共享，了解客戶的資信和信用額度，同時(shí)還可以實(shí)時(shí)掌握客戶的欠款余額，防范合同訂立的風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)合同與ERP訂單、發(fā)票、應(yīng)收系統(tǒng)的集成，了解合同的應(yīng)收賬款情況，防范應(yīng)收賬款的風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)與資金系統(tǒng)的間接集成，跟蹤合同的實(shí)際收款情況，防范應(yīng)收風(fēng)險(xiǎn)。
如上圖所示，付款合同通過(guò)集成預(yù)算系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同訂立和支付的預(yù)算控制；通過(guò)集成在線報(bào)賬系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同的付款控制；通過(guò)間接與財(cái)務(wù)結(jié)算系統(tǒng)及資金系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)合同應(yīng)付賬款和實(shí)際支付的跟蹤與監(jiān)控，防范應(yīng)付賬款風(fēng)險(xiǎn)。
原則之二：數(shù)據(jù)融合 -- 建立合同全口徑數(shù)據(jù)的共享，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的透明化，使管理者在自己的權(quán)限范圍內(nèi)均可查看真實(shí)準(zhǔn)確的合同數(shù)據(jù)。
合同簽訂前的供應(yīng)商、客戶、預(yù)算數(shù)據(jù)，簽訂中的合同基本信息、審批數(shù)據(jù)，簽訂后的合同應(yīng)收、應(yīng)付、發(fā)票和實(shí)際收付數(shù)據(jù)分散在多個(gè)不同的系統(tǒng)中，這些零散數(shù)據(jù)如果不整合，則數(shù)據(jù)很難發(fā)揮其價(jià)值，只有將全過(guò)程數(shù)據(jù)整合在一起，保證無(wú)論法律還是財(cái)務(wù)部門(mén)管理人員都能實(shí)時(shí)查看最新的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，才能輔助其有效控制風(fēng)險(xiǎn)，掌握公司合同的整體情況，方便科學(xué)的決策，這同時(shí)也是合同大數(shù)據(jù)挖掘的核心價(jià)值和目標(biāo)。
